1 电子档案归档

1.1 数据采集

系统可在线或离线接收经过定义格式的电子档案数据。档案数据格式可以进行配置。在数据接收过程中依据档案著录规则对导入数据进行完整性、唯一性校验，确保数据完整准确。还提供对档案数据目录的批量处理。

1.2 数据检测

对采集的电子档案数据进行真实性、完整性、可用性、安全性的检测。

1.3 数据整理

对归档电子档案目录、门类进行整编、管理、变更。对于电子档案的文件格式，根据需求批量进行格式转换。维护电子档案内在关联。

1.4 档案入库

将整理好的电子档案进行入库。

1.5 数据统计

对电子档案归档情况进行统计，可以按照全宗、门类、文件格式、开放程度、年度等进行统计。

1.6 日志管理

对电子档案归档中的所有操作都记入日志。

1.7 档案设置

对于归档中的需要配置的信息进行设置。

2 电子档案管理

2.1 数据采集

提供在线和离线方式，采集用户提供的档案资料， 系统提供各种类型事项的电子档案的采集方式。

2.2 数据检测

可以定期或批量对电子档案数据进行真实性、完整性、可用性、安全性的检测。

2.3 档案整理

对电子档案以卷、件等方式进行管理。整理界面著录允许档案管理员通过系统维护管理功能进行各个类别档案著录界面自定义，包括设定著录字段的位置、长度、默认值、字体大小、标签颜色等内容。档案著录界面提供保存、新增、复制、上一条、下一条、首条、末条、数据关联、文件挂接及数字化扫描等功能。还可以进行手工检查，数据手工检查包括对全文数据能够核对图像的质量、图像与目录的挂接是否准确、条目数据是否符合著录格式等的检验。

2.4 档案销毁

对系统中存在且不需要再使用的档案资料进行销毁。销毁档案一种是已到保存时限，另一种因其他原因需要销毁。档案的保存时间要有一定的期限，根据需要设定其有效期，对于超出有效期的档案可以进行销毁。首先需要进行销毁鉴定,销毁鉴定即对鉴定为销毁的档案进行销毁登记的工作，被销毁的档案在编目管理界面中的相应编目表的记录信息其档案实体状态将自动变为“己销毁”。系统可以销毁当前记录，由用户填入销毁原因、原保管期限、销

毁日期、小 组意见、负责人签章、监毁人签章等信息，也可以批量销毁。销毁方式有两种，一种是彻底销毁，系统对需要彻底销毁的档案采用数据软销毁的方式，使用数据覆写的方法达到销毁档案数据，根据档案密级，可以选择不同的覆写次数，达到保护档案数据的目的。

另一种是临时销毁，是将档案转储到销毁档案库中，并为销毁的档案数据设定恢复参数，只有具有相关操作权限的操作人员才可以恢复临时销毁的档案数据。

2.5 档案鉴定

对系统中到期的档案资料进行鉴定。档案到保管期限后，经过鉴定，确定是销毁还是继续保存。对于密级到期的，经过鉴定，决定是解密公开，还是更改密级继续保存。

2.6 档案编研

通过流程对档案进行编研，并记录编研成果。

2.7 电子档案移交

选择要移交的档案，将其电子文件及原文生成移交文件，并通过在线方式向上级档案部门（数据中心）移交数据。档案工作人员移交档案时可自定义添加移交条件，可选择移交内容是否包含原文以及是否能够再次移交，并可打印移交日志。

2.8 电子档案接收

接收单位（数据中心）收到上报的数据后，由档案馆管理人员在系统中将上报数据接收到系统数据库的过程。在操作上，是档案移交的逆向过程。用户可选择显示接收档案的概要信息。对于通过审核的数据将接收进入档案数据中心，未通过审核的数据将退回档案室，并

填写退回原因。

2.9 档案检索

资料查询和检索是电子档案信息利用的重要组成部分，在当前建设的系统里，系统要实现数据库查询：简单查询，带复杂条件的专业查询。面对普通用户，提供关键字方式的简单查询。同时，针对大数据量级的内容（全文）查询，能够在大数据量情况下，进行快速响应。

2.10 档案统计

统计是以表册或数字的形式，揭示档案和档案工作中诸现象的发展过程及其一般规律的工作，同时也可以让档案管理人员随时掌握馆藏情况。系统实现了统计档案馆保存档案、利用档案的情况，并将统计结果以报表形式打印出来。

１）统计表

档案统计用于档案管理员对本单位档案室的各类档案信息进行统计，并制作各种档案年报。

档案统计能够提供较完善的年报录入、管理等功能，所形成的年报报表符合国家标准，并可形成上报盘上报给上级主管单位，同时可接受下级单位上报来的数据，并可对报来的数据进行数据汇总。能够实现用户定义年报数据与档案数据的对应，实现相关年报数据的自动生成，减少管理人员的年报汇总工作量。

２）统计图

档案统计能自动对录入系统的档案库内的各种数据进行统计，并可根据定制 的统计方案形成各种统计图表，如打印直方图、饼图、柱状图等。可以完全替代 以往由档案人员手工进行的统计工作。

2.11 流程管理

流程管理实现部分档案业务整体或局部流程图形化流程自定义功能，支持的流程管理包括借阅管理申批流程、档案鉴定审批流程等。系统可灵活设置流程的环节、环节对应的操作人员以及详细的操作权限。

1）工作流创建配置

根据档案流转的过程，调用工作流组件，配置档案流转的各个环节点，结合组织机构与用户角色的关系，控制各环节处理用户，并根据档案数据限定各个环节处理人处理的档案的确定性。支持同一流程对多个档案的处理。

2）工作流发布

对已经创建好的流程进行业务关联，并将工作流发布到工作流组件中。

3）工作流转

相关工作通过流程进行处理。

3 电子档案利用

开发利用主要提供档案管理人员对大量归档信息方便地提供用户使用进行提炼、使用管理等方面的功能。包括：档案检索、借阅管理等功能。如下图所示，其中档案检索主要提供档案管理人员对档案数据的检索查询功能。借阅管理针对档案实体提供借阅的登记、归还和催还管理，辅助档案管理员方便地完成借阅的工作。

3.4.1 数据采集

基于档案的安全考虑，档案利用库和档案保存库分开管理。可以从档案库根据条件生成电子档案利用库。也可以通过接口采集档案库提供的档案信息，供用户按照权限检索、浏览。

3.2 在线借阅

根据用户的权限，在线借阅、浏览电子档案。

3.3 档案销毁

对系统中存在且不需要再使用的档案资料进行销毁。首先需要进行销毁鉴定,销毁鉴定即对鉴定为销毁的档案进行销毁登记的工作，被销毁的档案在编目管理界面中的相应编目表的记录信息其档案实体状态将自动变为“己销毁”。本处销毁，针对电子档案利用库。

3.4 档案检索

提供多条件关键字方式的查询。同时，针对大数据量级的内容（全文）查询，查询系统建立在全文搜索系统的基础上，可以实现大数据的全文搜索。

3.5 流程管理

对电子档案的预约、借阅和销毁等进行流程设置。

4 后台管理

后台管理功能是档案资源釆集系统、档案资源管理系统、档案资源利用系统及数据交换平台的支撑，是上述四套系统的重要组成部分，主要完成功能包括用户自定义管理功能（档案标准制订）、用户管理与权限分配、流程管理、日志管理、数据安全管理、系统参数管理等。

4.1 系统配置平台

系统参数设置系统参数设置包括系统色调的选择、参数设置、FTP 文件上传参数设置、档案预约自动提醒设置、档案鉴定自动提醒设置等。该功能是用户根据本单位档案管理的实际需要，做出灵活定义的功能配置。主要包括∶档案类别定义、表结构定义、接口定义、

> 档案类别定义：用于定义各种档案类别，如"文书档案"、"科技档案等";> 表结构定义：用于定义每个档案类别中所包含的数据字段信息;> 报表定义：用于定义各种档案类别所需要的各种报表;> 档号格式定义：用于定义各种档案类别的档号组成字段;> 下属关联表定义：用于定义各种档案数据表之间的关联关系;> 简单查询界面定义：用于定义各种档案类别的简单检索数据项;> 高级查询界面定义：用于定义各种档案类别的高级检索数据项;

4.2 系统管理平台

用户权限管理档案管理工作中，为满足档案工作的保密性及安全性需要，不同用户按不同身份进入系统，而且不同的用户可有不同的使用权限。通过本模块可以实现对用户及用户组的增、删、改，设定登录密码以及控制不同模块及数据的使用权限。用户组是指具有相同权限的一组用户，系统预设了三个用户组∶系统管理员组、查询用户组（可查原文）和查询用户组（不可查原文），每个用户组可包括多个用户。单位管理本模块用于对使用该系统的单位进行管理，包括管理单位的辛称、全宗号等 信息。经过授权的单位即可利用分配的帐号登陆系统，并进行本单位档案的管理 操作。档案馆管理员拥有对所有全宗单位的最高管理权限。字典管理字典管理包括辅助字典、主题词库及分类号的字典管理。辅助字典可以提高录入的速度，减轻录入人员的工作量。当某一输入项目的输入汉字相对比较固定时，系统将其在辅助字典中对其加以定义，如密级项中设置了绝密、机密、秘密、公开、内部、国内等。而通过主题词库及分类号库可以实现主题词及档案对应目录号的标引。

备份恢复系统支持对档案业务数据的备份恢复功能，备份恢复均支持 XML、XILS 及 DBF 格式数据文件。> 备份∶能够进行表备份或完全备份（备份系统中著录的数据）。对于表备份，用户还可以指定备份数据的条件。> 数据恢复∶数据恢复备份文件时，可以选择"替代原表"、"数据追加（覆盖）"、"数据追加（不覆盖）"三种方式。

4.3 报表自定义平台

可以根据需求，从数据库中选取字段，进行自定义报表。

4.4 电子文件检测工具

电子文件检测工具，定义检测条件，使用根据定义的检测条件，对电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性进行检测。

4.5 格式转换工具

支持将常用文档格式进行转换，方便电子文件的保存，包含但不限于将文本、图像、Doc、Xls、PPT 等多种格式转换成 PDF 格式，也提供工具，可以对视频等格式进行标准转换。

4.6 文档浏览工具

多格式文件浏览，通过浏览器可以支持多种图形图像、Office 文档、PDF 等电子文件的浏览和显示，同进可以实现电子文件的下载、打印等控制。

4.7 日志管理

记录所有用户对系统进行的任何操作。本模块用于检索所有系统用户对系统的任何操作信息，为用户操作系统提供证据信息。

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